Azubi an Bord!

Mein Name ist Joey Grimm, ich bin 21 Jahre alt und momentan im 1. Lehrjahr meiner Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement.

Joey Grimm

Hospital LogiServe – Wir bilden aus!

Nunmehr ein gutes halbes Jahr ist es her, dass ich als erster Auszubildender überhaupt bei Hospital LogiServe angeheuert wurde. Hospital LogiServe steht für Hospital Logistik Service. Wir sind ein Dienstleister im Logistikbereich mit den beiden Standorten Berlin/Brandenburg und Hamburg und versorgen unsere zahlreichen Kunden, zu denen vor allem Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen gehören, mit den täglichen Ge- und Verbrauchsmitteln – von der Heftklammer bis zur Herzklappe, wie wir so schön sagen.

Kennengelernt habe ich Hospital LogiServe durch ein Praktikum im Frühjahr 2017. Dabei konnte ich mir bereits meine ersten Eindrücke vom Arbeitsfeld verschaffen. Ich habe gemerkt, dass mir der gesamte Ablauf mit seinen Aufgaben von der Bestellung bis zur Auslieferung liegt und ich die Gesundheitsbranche besonders spannend finde, weil meine Arbeit hier direkt mit der optimalen Versorgung von Patienten zu tun hat und großes Verantwortungsbewusstsein verlangt. Schnell wurde mir klar: Hier will ich meine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolvieren. Ehe ich mich versah, hatte ich ihn ganz fix in der Hand, meinen Ausbildungsvertrag. Der September hatte begonnen und umgehend stand ich fest mit beiden Füßen in meiner Ausbildung. Ich wurde herzlichst begrüßt und wunderbar von den Kollegen und Kolleginnen aufgenommen, meine anfängliche Nervosität wurde mir also postwendend genommen.

Versorgung mit allen Mitteln

Meine ersten Wochen im Unternehmen hätten besser nicht verlaufen können. Mein erster Halt war die ‚Disposition‘. Dort habe ich gelernt, was es heißt, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten und Liefertermine bei Lieferanten in Erfahrung zu bringen. Zu den Aufträgen gehört zum Beispiel eine Ansammlung von verschiedenen Produkten, die im Krankenhausalltag benötigt und von Pflegekräften bestellt werden. Das kann die Bestellung von Infusionslösungen für die Immanuel Klinik Rüdersdorf sein, mit der Patienten auf der Intensivstation versorgt werden müssen.

Wenn ein Artikel generell oder über einen bestimmten Zeitraum besonders häufig oder eher selten bis fast gar nicht benötigt wird, passen wir die Verbrauchsmengen entsprechend des Kundenbedarfs an und gewährleisten so eine optimale logistische Versorgung. Wenn beispielweise in einem unserer Krankenhäuser vermehrt Krankheitserreger auftreten, ist der Bedarf an Atemschutzmasken größer. Wenn ich Fragen zum Thema Beschaffung hatte oder Probleme mit Kunden auftauchten, standen mir die Kollegen und Kolleginnen stets zur Seite. Auf diese Weise konnten wir unterschiedliche Einschätzungen über die optimale Bestellmenge gut mit unseren Kunden lösen.

Mit dem richtigen Draht zum Kunden

Mit Beginn des neuen Jahres trat ich meine nächste Station, den ‚Kundenservice‘, an. Dort bimmelte das Telefon rund um die Uhr. Auf der anderen Seite des Hörers waren Kunden und Liefertanten, denen geholfen werden wollte, sei es bei Fragen über Alternativlieferungen oder die Abwicklung von Sonderfahrten. Unter meinen täglichen Aufgabenbereich fiel das Retourenmanagement. Bei Artikeln, die zu oft oder zu wenig geliefert wurden, die beim Transport oder bereits bei der Herstellung beschädigt wurden oder bei kompletter Falschlieferungen nicht bestellter Ware, habe ich mich darum gekümmert, dass sie wieder an den Lieferanten zurückgingen. Zusätzlich habe ich Aufträge bearbeitet. Dabei handelt es sich zum größten Teil um Artikel, die unsere Versorgungsassistenten in den jeweiligen Krankenhäusern gescannt haben, die in Form von Aufträgen zu uns in den Kundenservice gelangen und verarbeitet werden. Das heißt, unser internes System sendet diese an das Lager, wo der Lagermitarbeiter sie anschließend für den Transport zum Kunden kommissioniert und verpackt.

Besonders reizvoll an dieser Station war für mich der direkte Kontakt zu den Kunden und Lieferanten. Mir hat es Spaß gemacht, gemeinsam mit ihnen eine Lösung zu finden, die ich anschließend zielführend in den logistischen Ablauf integrieren und gegebenenfalls optimieren konnte – denn „Wer keine Fehler macht, der lernt auch nicht“.

Wenn ein Kunde zum Beispiel länger auf die Lieferung von Katheterschläuchen warten muss, weil der Lieferant Probleme hat zu liefern, war es meine Aufgabe, die Kunden darüber zu informieren und gemeinsam zu überlegen, wie wir diese Verzögerung überbrücken können. Im Kundenservice ist es wichtig, dass der Kunde merkt, dass wir ihn und seine Anliegen nicht vergessen haben und uns Gedanken darüber machen, welche Konsequenzen die Verzögerung für ihn hat und wie wir ihn unterstützen können.

Joey Grimm im Fokus

Während meiner Ausbildung mache ich mehrere Stationen innerhalb der Immanuel Diakonie durch. Momentan sitze ich in der Unternehmenskommunikation der Immanuel Diakonie, die ich bis Anfang Mai tatkräftig unterstützen werde. Anschließend führt es mich wieder zurück zu Hospital LogiServe, mein nächster Halt: ‚Rechnungswesen‘. Hier dreht sich alles um Zahlen und Summen und die Dokumentation der Geschäftsvorfälle. Das heißt, dass vom Einkauf der Produkte über die Bearbeitung der Kundenaufträge, inklusive Retouren, bis hin zu anderweitigen Ausgaben, wie zum Beispiel die Errichtung neuer Produktionsstätten oder Anmietung von neuen Büroräumen, alles festgehalten wird.

Dein Weg, deine Entscheidung

Wer sich für eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement entscheidet, hat Freude daran, den Büroalltag zu organisieren und mit Kunden und den unterschiedlichsten Ansprechpartnern in Kontakt zu stehen. Er oder sie sollte neuen Aufgaben offen und interessiert gegenüberstehen und vor allem ein Teamplayer sein, der sich auf eine verständnisvolle Art und Weise die Arbeit im Team aufteilt und Kollegen auch unterstützt. Denn Stress auf Arbeit, den will keiner. Und sind wir mal ehrlich, wer geht schon gerne mit einem mulmigen Gefühl zur Arbeit? Wem anspruchsvolle Aufgaben gerade recht sind und wer sowieso super darin ist, Planung und Organisation in einen geeigneten Zusammenhang zu bringen, der oder die ist bei Hospital LogiServe genau richtig.

Kleiner Tipp

Verknüpft Interessen mit euren Fähigkeiten und Vorkenntnissen um einen geeigneten Ausbildungsplatz zu finden und euch euren Berufswunsch zu erfüllen. Behaltet immer im Hinterkopf: Der Spaß an der Arbeit darf niemals zu kurz kommen.

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